“ここまで手軽な費用で、これほど効果を実感できたシステムは初めて” “ここまで手軽な費用で、これほど効果を実感できたシステムは初めて”

  • 導入前のお悩み

    送迎計畫作成が複雑化し、
    ミスが増えたこと

  • 導入の決め手

    導入時のフォローが手厚いこと、
    システム導入費用が安価なこと

  • 導入効果

    送迎計畫作成の負擔軽減、
    業務効率化による
    従業員満足度の向上

デイサービス北谷

有限會社ユーアイ
代表取締役

木村 宏一

POINT
1

複雑化する送迎計畫作成と、
増えていくミスにピリオド。

ケアプランセンターの運営を経て、念願だった施設を立ち上げた木村代表。

福岡県太宰府市の郊外に、平成28年に誕生した「デイサービス北谷」。現在、1日の利用者數は平均22名で、これまで車両7臺を活用して送迎をまかなってきた。送迎エリアには昔ながらの集落も多く、狹く入り組んだ道を走る必要があることや、2名の専屬ドライバー以外は、施設スタッフの女性たちも送迎を擔當していることから、送迎車は取り回しのよい小型車がメイン。小規模事業所でありながら、7臺を網羅した送迎計畫作成は日に日に複雑化していた。

「できるだけお住まいの方角が近い方同士でお乗りいただくのですが、相性が悪い方同士は同乗を避けますし、ご指定の時間以降に送り屆けてほしいとご家族がおっしゃる場合もあり、お近くの方角であっても個別の條件を考慮して、違う車両に振り分けることはあります。ほかにも、歩行器を積むかどうか、擔當スタッフの運転スキルはどれほどか、といった細かい條件やニーズを考慮しなければならず、計畫作成は複雑化する一方。エクセルを使いながらなんとかやってきましたが、1日のご利用者數が15名を超えた昨年あたりから、送迎車の到著時間が予測からズレることが増えてきたんです。このままではいけないと思い、何か便利なシステムはないか、と探し始めて出會ったのが、“らくぴた送迎”でした。」

それまでにも、いくつか介護業務支援ソフトの導入を試みたことがあった木村代表。そういったシステムは、たいてい導入費用が高額なうえに、2~3年という契約期間の縛りがあるものが主流な中で、「らくぴた送迎」は契約期間の縛りもなく、PCライセンス(計畫作成機能)のみなら月額稅込3,300円で利用できる點が魅力。システムの操作性においても、ハードルの高さは感じなかったという。

ケアプランセンターの運営を経て、念願だった施設を立ち上げた木村代表。

「最初にサポートデスクの方が1時間ぐらいかけて、丁寧にオンラインで教えてくださったのがよかったです。2回ほどサポートを受ければ、あとは直感的に操作できるようになっていたので、導入はとてもスムーズでした。」

POINT
2

計畫作成時間は大幅に削減、
突発的な変更にもらくらく対応。

畫面上で地図を見ながらマウス操作で簡単に計畫の修正ができるうえ、走行時間はシステムが自動計算してくれる。

こうして2019年9月から「らくぴた送迎」を導入して以來、何より効果を実感しているのが、送迎時間の計算が正確になったこと。実際の距離や走行時間のイメージが湧きにくかったエクセル表と違って、 畫面上の送迎表の中で利用者を移動させるだけで、地図上に修正ルートが表示され、走行時間も自動で計算されるのが便利。突発的なキャンセルや追加が出た場合でも、利用者に正確な到著時刻を伝えられるようになった。

畫面上で地図を見ながらマウス操作で簡単に計畫の修正ができるうえ、走行時間はシステムが自動計算してくれる。

「エクセルで計畫を作成していた時は、車両7臺のうち、2臺に突発的な変更が生じると、結局ほかの車両にも入れ替えが発生して、時間の計算も一からやり直し。到著時間が正確に読めなくなり、結果的にご利用者様からのクレームにつながっていました。」

さらに、「AさんはBさんと相性が悪いから同乗NG」、「Cさんは歩行器を積む必要あり」など、留意すべき情報を入力しておけば、うっかり條件に合わない計畫を作成してしまっても、エラー表示で教えてくれるから安心。

「細かい條件が増えれば増えるほど、人間の頭では追いつかなくなるんですよね。おかげで、以前は送迎計畫作成に毎日1時間かかっていたのが、約30分に短縮できています。さらに言えば、以前は1時間かけて送迎計畫を作成しても、ミスがありました。それが短い時間で無理なく無駄なく、正確なものができるようになったというのがありがたいですね。」

POINT
3

送迎時間が正確になり、
送迎業務における職員の負擔を軽減。

「らくぴた送迎」の導入で利用者からのクレームが激減、施設の印象もさらに良くなった。

送迎時間が正確になったことは、利用者からのクレーム激減につながっており、それは働くスタッフにもうれしい効果をもたらしている。

「送迎計畫に無理が多いと、スタッフも遅れないようにと焦りながら運転するので、危険が増えます。それに、送迎へのクレームはどうしても運転を擔當するスタッフに向けられてしまいます。せっかく施設內でいいサービスに取り組んでいても、送迎でご利用者様に不快な思いをさせて、施設の印象が悪くなってしまっては、日頃の努力も臺無しですし、そのことがスタッフのモチベーションを下げてしまいかねません。ITの力でそういった事態を防げるのなら、利用しない手はないですね。」

「らくぴた送迎」の導入で利用者からのクレームが激減、施設の印象もさらに良くなった。

POINT
4

介護本來の働く喜びを感じられる職場環境へ。

「らくぴた送迎」を活用して、ワークライフバランスのとれた働きやすい職場づくりを推進。

こうして送迎の効率化が積み重なった結果、これまで7臺の送迎車がフル出動していたのが、今ではほぼ6臺で送迎をまかなえるようになった「デイサービス北谷」。施設內の業務に集中できる人員がひとり増えたことで、サービスの質向上や業務効率化にもつながっている。

「當社の方針として、“人にしかできない介護”を充実させて、掃除や書類作成、送迎といった周辺業務は、ITソフトや掃除ロボットなどのツールを活用しながら、できるだけ負擔を減らそうとしています。介護業界で働く人材は、本來人の役に立ちたいという理想を持って、この仕事を選んだ方々です。そういう人たちが、やりがいや喜びを感じながら働ける環境を提供することが、私たちの役目ですから。」

「らくぴた送迎」を活用して、ワークライフバランスのとれた働きやすい職場づくりを推進。

「デイサービス北谷」で働くスタッフには子育て世代の女性が多く、家庭と仕事を両立しながら長く働いてもらうためにも、殘業のない勤務體制は重要なポイントとなる。「らくぴた送迎」導入前は、スタッフが送迎を終えて帰所すると、定時を過ぎてしまうことが少なからずあったというが、今は時間が正確に読めるようになったため、殘業時間の削減もぐんと進んだ。このように、働きやすく、やりがいを感じられる環境づくりに取り組んできた努力が実を結び、昨年はついに「離職者ゼロ」を葉えるまでに。開所から約3年半が経って、次のステージにステップアップできる基盤が整ってきたところだ。

「職場の雰囲気が変わってきたのは肌で感じますね。あとは當社の理念として、ご高齢者本人やご家族に、“ここを選んでよかった”と感じていただけるサービスを提供したいという思いがありますので、そこへ向けて新しいチャレンジを重ねていきたいです。たとえば、リハビリにもITツールを導入して、メニューを充実させたり、ご利用者様お一人おひとりに対する個別対応を強化していけたらと考えています。そうやってケアの質を高めることで、結果的にスタッフに給與で還元できる體制をつくるのが次の目標ですね。」

※上記インタビューは、2020年2月現在のものです。

お問い合わせ(らくぴた送迎 サポートデスク)

メールを送信する

0120-994-2920120-994-292

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