送迎ミスが減り、サービスの質が高まりました。 送迎ミスが減り、サービスの質が高まりました。

  • 導入前のお悩み

    送迎にかかる業務負擔の重さ

  • 導入の決め手

    ドライバー側の端末が、電話も兼ねた「スマホ」で、導入コストが安価であること

  • 導入効果

    送迎計畫の時間短縮と、送迎中の業務効率化

醫療法人 天仁會
介護老人保健施設 パークヒル天久

(左)事務長    
上里 忠樹

(右)デイケア主任 
上地 健司

POINT
1

送迎計畫作成を複雑にしていた、
沖縄特有の渋滯問題。

発売前から「らくぴた送迎」に注目していたと話す上里事務長。

那覇市にある「パークヒル天久」は、精神科の「天久臺病院」を母體に98年に開設した介護老人保健施設。同施設では、デイケア(定員60名)とデイサービス(同40名)の2事業所にて、それぞれ大小合わせて11、6臺の送迎車両を保有しており、手厚くコストをかけてきた。その背景には、公共交通機関が少なく、超車社會である沖縄ならではの交通事情がある。

「當事業所は、那覇市と浦添市の間で、とくに交通量の多いところに位置しています。通勤時間帯と重なる朝夕の送迎は、渋滯に巻き込まれると到著時間も読めず、気が気ではありません。時間內に送迎を終えるため、送迎車両を増やし手分けするなど、対策を行っておりますが、それにも限界があります。日々通所する利用者が異なるうえに渋滯も考慮して毎日1から送迎計畫を組み直すのは大変な作業です。さらには利用者の予約変更や體調不良によるコースの見直しなどにより、頻繁にホワイトボードの配車表を調整しており、計畫が煩雑になっていました。

そう話すのは事務長の上里忠樹さん。事務所のドアを開けるたびに、いつもホワイトボードをにらんで悩んでいる職員の姿が目に入るほどだったとのこと。なんとかこの業務負擔を軽減しなくてはと考えていた矢先に、ダイハツが「らくぴた送迎」の開発に取り組んでいることをインターネットで知った上里事務長。その時點ではまだ正式販売の約1年前だったが、早くから導入を検討していたという。

発売前から「らくぴた送迎」に注目していたと話す上里事務長。

一方、実際に計畫作成を擔當していたデイケア主任の上地健司さんはこう話す。

「それまでは、送迎計畫を考えながら1日が終わってしまうような感じでしたし、作成擔當者によって、送迎車両や同乗者、送迎順が毎回違っているということも多々ありました。」

送迎計畫の「基準」が明確でないために起きていた混亂。それを防いで、業務効率を高めるべく、同施設は「らくぴた送迎」販売開始後から、いち早く導入に踏み切った。

POINT
2

毎日の送迎計畫作成業務が、
大幅に効率化。

以前は毎日1~2時間かかっていた送迎車両11臺分の送迎計畫作成も、10~15分で完了。

導入後に活躍したのが、システムに搭載されている「コピー機能」。利用者の顔ぶれは、曜日ごとにほぼ固定しているため、毎週のパターン化された送迎計畫をベースに、微修正を加えるだけでOK。以前のように送迎順が日によってまちまちということがなくなり、もっとも効率のよい送迎コースを、ほぼ毎日安定的に周回するようになった。

以前は毎日1~2時間かかっていた送迎車両11臺分の送迎計畫作成も、10~15分で完了。

「送迎車両11臺を有するデイケアでも、毎日1~2時間かかっていた計畫作成が10~15分で行えるようになりました。また、當所では送迎専門のドライバーは置かず、介護スタッフやリハビリスタッフなどが交代で送迎を行っています。送迎コースが安定したことで、運転に関する負擔や不安の解消にもつながりましたし、“迎えが遅い”、“乗車時間が長い”といった、送迎に関する利用者からのクレームも減少しました。」(上地主任)

POINT
3

「らくぴたスマホ」の導入で、
送迎中の業務にも変化が。

送迎ドライバーは「出発」「到著」などのスマホ畫面をタッチするだけの簡単操作。

導入に當たって、もうひとつの決め手となったのが、ドライバー側の端末が電話としても使用可能な「スマホ」であること。操作性のシンプルさに加え、それまで掛かっていた毎月の攜帯電話代にプラスアルファするだけで、オプションを含めたシステム一式が導入できるコストパフォーマンスが魅力だった。送迎車両が入れ替わっても、同じスマホで問題なく使い続けられるのも便利だ。

「それまではガラケーを使用していたので、スマホ導入には少し不安もありましたが、ドライバー側の操作は、“出発”と“到著”をタッチするだけという、ごく簡単なものなので、すぐに慣れることができました。」(上地主任)

送迎ドライバーは「出発」「到著」などのスマホ畫面をタッチするだけの簡単操作。

また、送迎中の業務の変化も見逃せない。スマホがナビ機能と連攜して、地図アプリ上で的確にルート案內してくれるため、新人職員でも安心して送迎に集中できるように。またスマホに內蔵されたGPS機能によって、施設とドライバーがリアルタイムで連絡を取り合える點も魅力だ。

「事務所側に設置しているPCで、全送迎車両がどこを走行中か、時間どおりに動けているか、などリアルタイムに確認できるので安心です。」(上里事務長)

「道路工事で迂回しなければならない時も、事務所のパソコン畫面を見ながら、スムーズに道案內してもらうことができます。また、萬が一事故が起きた場合なども、ドライバーの位置が事務所側で即座に把握できるので、他のスタッフが道に迷うことなくすぐにヘルプに駆けつけることができるようになりました。」(上地主任)

急なキャンセルや突発的な利用申し込み、送迎順の変更依頼などがあった場合も、操作一つでドライバーのスマホに指示が飛ばせる。指示は音聲通知で屆くため、運転中でも支障なく情報が受け取れるのが便利だ。

「以前までは、事務所へキャンセルの連絡が入った場合、電話を受けたスタッフが下へ降りて送迎表を確認し、擔當ドライバーへ電話連絡していましたが、今ではパソコンでらくぴた送迎を開いてキャンセルを押すだけで、ドライバーのスマホに音聲で知らせてくれるので、連絡がシンプルになりました。送迎先でキャンセルが発生した場合にも、ドライバーのスマホ経由で事業所に連絡が入るので、椅子や飲み物といった準備物の変更だけでなく、リハビリスタッフへもメニュー変更の指示ができて助かっています。」(上地主任)

POINT
4

現場からも「らくぴた送迎を
導入してよかった」の聲が。

システム導入の時間短縮化は日々の業務にゆとりを與えている。
※運転者が走行中スマートフォンの畫面を注視することは法律により禁止されています。
 走行中の運転者の方のご利用は控え、必ず停車中に操作してください。
(上記寫真は、停車中に撮影をしています。)

送迎計畫の負擔が減ったことは、ケアの現場にも好循環をもたらしている。

「送迎計畫作成擔當者の業務に余裕ができたことで、これまで以上に利用者へ目を向けるゆとりがうまれ、利用者個々との會話や動きに充てられる時間が増えました。結果、サービスご利用中のトラブル発生を未然に防げるような體制が、確実に整ってきたと感じています。らくぴた送迎の活用にまだ慣れていなかった當初は、以前のやり方の方がいいという聲もありましたが、今では、“導入してよかった”、“業務負擔が減った”という聲が現場から上がってきています。」(上地主任)

システム導入の時間短縮化は日々の業務にゆとりを與えている。
※運転者が走行中スマートフォンの畫面を注視することは法律により禁止されています。
 走行中の運転者の方のご利用は控え、必ず停車中に操作してください。
(上記寫真は、停車中に撮影をしています。)

「このようなシステムを導入することで、業務の仕組みをシンプル化すると同時に、送迎業務における判斷の根拠を明確に共有できるようになりました。今後も引き続き業務効率を高めて、ケアの質の向上につなげていきたいですね。」(上里事務長)

※上記インタビューは、2019年12月現在のものです。

お問い合わせ(らくぴた送迎 サポートデスク)

メールを送信する

0120-994-2920120-994-292

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